15 ЛУЧШИХ СОВЕТОВ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

1. Напишите список дел. Это разгрузит вашу память от лишней информации, которую вы пытаетесь удержать в голове. Освободите ваши мысли для более полезных вещей. Кроме того, написав полный список из 50 и более пунктов, вы быстро приведете дела в порядок.

2. Расставьте приоритеты. Всегда помните, что важно для вас. В любое время и в любом месте. Ваши приоритеты – ваш компас, ведущий вас к вашим целям. Потренируйтесь расставлять приоритеты на списке дел из первого пункта.

3. Планируйте на неделю. Вам понадобится 15-30 минут вначале новой или в конце предыдущей недели, чтобы выделить наиболее крупные и важные дела на неделю вперед. Детальное планирование на следующий день делайте каждый вечер.

4. Носите с собой ноутбук. С новыми гаджетами сделать это совсем просто. В любой момент вы сможете найти нужную информацию, подтвердить или опровергнуть ваши планы, скорректировать их, а также зафиксировать ваши новые идеи. Или воспользуйтесь хотя бы диктофоном.

5. Научитесь говорить «нет». Не делайте того, что вам не нужно. Мир так устроен, что масса людей ищут на кого бы взвалить некоторые из своих дел. Одни, более ловкие, находят таких исполнителей, а другие вынуждены ими быть. Не становитесь исполнителями чужих планов, идей и целей. Помните, что у вас есть свои – родные цели.

6.Думайте, прежде чем начать действовать. Сколько раз вы соглашались на что-либо, о чем потом жалели? Остановите себя, прежде чем сказать что-то или начать делать. Скажите себе «стоп» и дайте передышку. Затем принимайте решение.

7. Постоянно совершенствуйте себя. Подумайте, что бы вы хотели узнать нового, каким делом вам было бы интересно заняться в будущем. Начинайте изучать и приобретать новые полезные навыки, чтобы быть успешными в будущем. Возможно, вы давно хотели выучить английский или научиться быстро печатать?
Выделите время на эти занятия – совсем немного, но каждый день.

8. Подумайте, что вам дает ваша обычная деятельность. Возможно, вы что-то делаете по привычке, по инерции (например, ходите на нелюбимую работу). Избавьтесь от того, что мешает вам развиваться и двигаться дальше по вашему пути.

9. Возьмите на вооружение инструкцию по тайм-менеджменту. Налаживайте ваши взаимоотношения со временем, чтобы добиться хороших результатов в работе и в жизни.

10. Боритесь с поглотителями времени – хронофагами. Избавьтесь от них полностью или используйте во благо: от компьютерных игр можно отказаться, а время в пробке использовать для прослушивания аудиокниг.

11. Делегируйте. Невозможно сделать все дела на свете. Сядьте и подумайте: «какие дела я могу поручить сотрудникам, чтобы в это время сделать что-то более важное?». Вы повысите эффективность работы вашего предприятия и повысите мотивацию персонала. Доверяйте вашим работникам новые дела, чтобы они могли развиваться.

12. Возвращайтесь к вашим целям. Это крайне необходимо, чтобы знать, на каком этапе вы находитесь, что сделано и что получилось, а на что нужно обратить больше внимания. Одним словом, оценивайте ваши результаты и своевременно корректируйте пути достижения ваших целей. Если вы ставите SMART цели, сделать такой анализ будет очень просто.

13. Не будьте перфекционистом. Отличайте задачи, которые должны быть сделаны на отлично, от задач, которые должны быть просто сделаны.

14. Не отвлекайтесь на «наполнители». Составляя список дел, вы вносите в него все дела – важные и не очень. Чтобы менее важные дела – «наполнители» — не отвлекали вас от более важных, приоритетных дел, зафиксируйте время, когда вы ими займетесь. И не думайте больше об этом.

15. Избегайте ловушек эффективности. То, что вы прекрасно можете с чем-то справиться, не означает, что это обязательно нужно делать. В любой момент лучше знать, зачем я это делаю, чем думать: «я делаю это отлично!».

Как справляться с большими делами: три самых эффективных приёма

1. «Съедание слона»

Представьте себе, что ваша задача - это большой «слон», ну очень большой - слон большой и неподъемный. А вы хотите его съесть. Очевидно, что съесть его за один присест не удастся. Поэтому разрежьте его на части, каждую из которых можно будет съесть за раз

Можно пригласить на трапезу гостей, каждому дать кусочек. Так же можно поступить и с делами. Разделите задачу на такое количество подзадач, которые сможете решать по отдельности. Размерность задачи уменьшится и ее решение упроститься. Кроме того, часть подзадач вы сможете делегировать соисполнителям

2. «Швейцарский сыр»

Один из прекрасных способов начать дело - постараться превратить его в «швейцарский сыр». Для этого необходимо проделать «дырки» в деле. «Дырками мы будем называть задачи быстрого реагирования. Они могут потребовать всего 3-5 минут, но, выполнив их, вы проделаете «дырки» и дырочки в деле

Таким образом, если у вас есть всего 10 минут времени, то вы можете выполнить 2-3 задачи немедленного исполнения. При формировании списков задач быстрого реагирования целесообразно включать те работы, которые можно быстро начать и легко выполнить. Очевидно, что они должны быть либо частью дела, либо как-то с ним связаны

3. «Оставьте брезгливость - съешьте лягушку»

На Западе давно имеется изречение, которое очень хорошо используется при выполнении различных дел. «Если каждое утро вам приходиться съедать живую лягушку, вы весь день после этого можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случиться»

Лягушка - это самое тяжелое и неприятное дело. Утром, приступая к работе, необходимо начать с него. Если вам надлежит съесть двух лягушек, первой съедайте самую гадкую из них. Согласно этой методике, вам необходимо выработать устойчивую привычку решать самые важные и срочные задачи с самого утра, не тратя время на другие работы...

Как самоорганизоваться и выстроить рабочий день

1. Расставьте приоритеты. Причем сделайте это правильно. Помните: есть самые важные задачи, есть второстепенные, а есть те, которые могут подождать. Причем второе и третье – это не тождественные понятия.

2. Грамотно расставьте цели. Это касается целей вообще по жизни – следуйте от глобальных к более мелким, и тогда вы увидите, что на реализацию одних вам понадобится очень много времени, а другие, которыми вы думали заниматься изначально, можно и вовсе пропустить.
Выстройте систему этапов, ведущих к достижению ваших больших целей, – это поможет отслеживать свой прогресс.

3. Распишите свои планы. Жить по плану – это не так однообразно и скучно, как вам кажется. Да и никто не заставляет расписывать все до секунды и в точности этому следовать. Просто когда у вас будет список дел перед глазами, вам легче будет сориентироваться, с чего начать работу и в какое время какими делами заниматься. Хороший вариант – разделить дела на «горящие» и «необязательные», а в течение дня, расквитавшись с одними, приступать к выполнению других.

4. Помните: чем крупнее задача, тем труднее приступить к ее решению. В данном случае лучше поделить весь объем работы на более мелкие задания – и приступить к их выполнению будет легче. Можно даже начать с наиболее приятных моментов, чтобы втянуться в рабочий процесс с головой.

5. Научитесь отказывать. Вас постоянно дергают и отвлекают по поводу и без? Конечно, это не дает возможности нормально уйти в работу и развивать идеи. Поэтому научитесь говорить «нет», когда вас отвлекают.

6. Слушайте свой организм. «Совам» не стоит отводить на решение многочисленных или важных задач первую половину дня. «Жаворонкам», соответственно, вторую. Когда ваш организм готов к нагрузке, тогда и действуйте – эффект в таком случае будет максимальный.

Про ящик с инструментами, или почему мы откладываем дела

Это просто случай из жизни, иллюстрация без особой морали и выводов. 

Итак, у меня есть дома шкаф. 

Этот шкаф стоит в коридоре в нем лежат инструменты. Ну, молотки, пилы, шурупы, железяки разные и фиг знает что ещё. Шкафчик не маленький, полок пять, и все они забиты барахлом.
Иногда кажется, что где-то, в глубине прячется что-то важное, но эта мысль быстро исчёзает - заднюю стенку шкафа люди в последний раз видели лет 15 назад.

Инструменты клались в шкаф без какой-либо системы, без продуманного удобства пользования - просто складывались на полки, в кучу, лишь бы не падало.

Но мало того, что начало падать! Серьёзно, редкое открытие шкафа не сопровождало выпадение плоскогубцев, молотка или мотка скотча. Нет, уже вполне серьёзно казалось, что когда нужны например шурупы, их проще купить в магазине чем найти на одной из полок.

И каждый раз попытка или идея разобрать шкаф натыкалась на собственный неопровержимый аргумент - это очень долго. Вид шкафа с переполненными железяками веревками и инструментом полок заставлял руки опускаться. Было ощущение, что это на несколько дней, может - недель.

В какой-то момент меня это достало. Я купил коробок для сортировки нужного и огромных мусорных пакетов - для всего остального. И приступил.

Пять часов. Двадцать одна коробка и четыре огромных 240-ка литровых пакета мусора. И 25 отвёрток. Потому что каждый раз приходилось покупать или находить новую.
Страх увеличивает значимость и размеры дела, кажется что дела огромны и невыполнимы - например убрать стол или выкинуть мусор, или помыть посуду - это ж полдня потратить нужно!

Десять минут стол. Три минуты мусор - и это ещё с запасом, чтоб с соседом на лесничной клетке поболтать. Восемь минут посуда. За двадцать одну минуту вы можете сделать то, о чём думали и пугались бы полчаса.

Когда начинаешь делать то что страшно, страх пропадает. И вдруг выясняется, что работы на самом деле - совсем немного. Оглянитесь! Найдите одно дело которое вы откладывали месяц. Да, прямо рядом с вами. Наверняка вы хотели протереть эти полки уже месяц, или месяц откладывали размотать зарядки от телефонов и отделить их от зарядок ноутбука и наушников. 

Сделайте! Прямо сейчас!

Как перестать откладывать дела на потом: 6 практических советов

1. Занесите данное дело в календарь и поставьте время. 

Да, с первого раза у Вас это может не получиться, будете забывать записывать и это нормально. Главное начать вырабатывать этот навык в себе.

2. Устраните то, что Вас может отвлекать от дел
Это могут быть социальные сети, ненужная переписка с друзьями или клиентами. Или различные он-лайн игры. Тут хорошо поможет вопрос самому себе: “А то, что я делаю приносит мне доход?”.

3. Начинайте свой рабочий день с самых важных дел
Как показывает практика, люди в основном делают то, что уже привыкли делать. Т.е. сразу включаются в текучку. Да, важные дела не всегда бывают приятные, но постоянное их откладывание к результату Вас не приведет.

4. Учитесь говорить "НЕТ"
Это еще одна из главных причин, почему дела копятся и откладываются на потом.
Часто люди не управляют своим временем и своими ресурсами, просто потому, что не могут сказать "НЕТ".
Вы не можете сказать "НЕТ" и Ваши сослуживцы “сваливают” свою работу на Вас, а Ваши дела стоят на месте. Есть родственник, который все время просит помощи, а Вы не можете отказать и в итоге проводите все свободное время, решая его задачи.
Развивайте в себе этот навык. Говорите "НЕТ", если видите, что в вашей помощи нет необходимости.

5. Выделите себе один день в месяце, когда Вы будете “закрывать хвосты”
Тут речь идет о мелких делах, которые Вы давно планировали сделать. Да, мелкие дела кажутся незначительными, но жизнь подпортить могут основательно, так как постоянное размышление о них забирает Ваши силы и внимание, что в итоге мешает сконцентрироваться на главном.

6. Сокращайте разрыв
Если Вам пришла мысль о том, что хорошо бы сделать вот это. То делайте сразу, и чем меньше прошло времени между этой мыслью и конкретным действием, тем лучше.
Развивайте этот навык и в быту. Пришла мысль, что не мешало бы убраться, сделайте это сразу, даже если времени немного или у Вас мало сил. Вспомнили, что давно не звонили родителям или другу, возьмите телефон и сразу наберите номер.
Как показывает практика, чем больше времени проходит с момента прихода ценной мысли, до момента действия, чем больше вкрадывается сомнений и тем хуже бывает результат.
Или бывает так, что, до реальных действий дело вообще не доходит потому, что сомнение стало очень много.
Внимание! Тут речь не идет о том, что надо необдуманно кидаться в разные проекты. Обдумывание своих действий и планирование, конечно, необходимо.

ЯПОНСКАЯ МЕТОДИКА ПРОТИВ ЛЕНИ "КАЙДЗЕН" ИЛИ ПРИНЦИП 1 МИНУТЫ

«С понедельника начну новую жизнь, буду ходить в тренажерный зал, заниматься йогой, делать самомассаж, качать пресс…» — каждый из нас периодически ставит себе какие-то цели и не достигает их, переносит на следующий месяц, на несколько месяцев, на год. Не потому ли это происходит, что мы сразу хотим многого и планы наваливаются на нас тяжелым грузом, не давая в итоге сделать даже самую малость.

Иногда мы рьяно начинаем выполнять задуманное, но прозанимавшись, к примеру, 3 раза в неделю в тренажерном зале по несколько часов, бросаем занятия на долгое время. Почему так происходит? Потому что нагрузка большая, потому что надоедает, а привычка еще не выработана.

Методика Кайдзэн или принцип одной минуты

Существует японская методика «кайдзэн», в которую заложен принцип «одной минуты». Принцип этой методики состоит в том, что человек занимается определенным делом ровно одну минуту, но изо дня в день и в одно и то же время. Одна минута времени — это совсем мало, а значит легко выполнимо для любого человека. Лень не встанет на вашем пути. Те же самые действия, которые вы не хотели выполнять в течение получаса, придумывая отговорки или оправдания, вы с легкостью выполните за минуту.

Попрыгать на скакалке, покачать пресс, сделать гимнастику для глаз, позаниматься йогой, почитать книжку на иностранном языке — когда время ограничено одной минутой, занятия не кажутся вам трудно выполнимыми, а наоборот, приносят радость и удовлетворение. А делая маленькие шаги, вы совершенствуетесь и достигаете больших результатов.

Немаловажно то, что вы побеждаете неуверенность в своих силах, освобождаетесь от чувства вины и беспомощности, ощущаете успех и победу. Вдохновляясь чувством успеха, вы постепенно увеличиваете минутные занятия на пятиминутные и так далее. Потом незаметно подойдете и к получасовым занятиям. Прогресс налицо!

Кайдзен зародился в Японии. Само слово является составным, и включает в себя два других – «кай» (перемена) и «дзен» (мудрость). Автором этой концепции менеджмента является Масааки Имаи. Он считает, что кайдзен – это настоящая философия, которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни.

Людям западной культуры японская методика может показаться неэффективной, так как на Западе устоялось мнение, что без больших усилий хороших результатов не добиться. Но масштабные программы, отнимающие много сил, могут сломить человека и остаться безрезультатными. А принцип «кайдзэн» подойдет всем и может быть применим для многих сфер жизни. Японцы, например, используют стратегию постепенного и постоянного улучшения в сфере менеджмента.

Осталось только определиться с вашими потребностями и начать применение методики «кайдзэн» на практике.

30 минут в день, которые могут изменить ЖИЗНЬ

Самая большая причина неудач — отсутствие терпения. Это, а также неудержимое желание немедленного получения результата и выполнения всех желаний, стоят в основе большинства провалов. Реальность такова, что успех требует времени. Большой успех требует много времени.

Ричард Брэнсон не стал миллионером за одну ночь. Мадонна не проснулась в одно утро королевой поп-музыки. Дэвид Бекхэм не превратился в супер футболиста за несколько тренировок.

Тем не менее, есть способ, который срабатывает для любого человека и в любой ситуации. Большинство людей знают о нем, но никогда не используют. Зачем? Ведь гораздо лучше подождать, пока мир сам упадет к их ногам. Однако мир, как правило, не спешит отвечать взаимностью.

Возьмите на вооружение простой способ, который непременно приведет вас к успеху. Он называется “теория получаса”. Его достоинство заключается в том, что он подходит абсолютно для всех и легко интегрируется в любой график. Общая идея заключается в том, что вы делаете одно небольшое действие каждый день в течение получаса, а затем, по мере совершенствования, его усложняете.

Кажется слишком очевидным, не так ли? Но вы будете удивлены, как много людей говорят о его банальности, никогда не пробовав сделать это. Это может означать, что вы будете уделять полчаса каждый день для чтения. Ерунда, не правда ли? Но таким образом, в течение одного года вы прочитаете примерно 24 книги – и это больше, чем большинство людей читают за десять лет!

Вы можете посвятить полчаса в день изучению иностранного языка или приобретению других полезных навыков. Получайте углубленные знания по интересующему вас вопросу, получайте недостающий опыт. Используйте полчаса каждый день для достижения мечты своей жизни. Занимайтесь тем, что вы откладывали все время на потом из-за нехватки времени. После некоторого времени следования «теории получаса», например, через полгода, оглянитесь назад и вспомните, с чего вы начинали.

Вы будете поражены, насколько продвинулись на своем пути за всего 30 минут в день. Помните, вы уже делаете гораздо больше, чем все остальные люди. Будьте терпеливы. Не ждите сиюминутных результатов. Для всего нужно время, и чем грандиознее ваша цель, тем больше понадобится шагов.

4 ИДЕИ для управления временем

Когда работы много, а времени мало, вам помогут 4 идеи для повышения продуктивности

1) Закон Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что работа, расширяясь, стремится захватить все возможное время, выделенное на ее выполнение. Если вы дадите работнику месяц на выполнение работы, которую можно выполнить за неделю, более чем вероятно, что он все же потратит месяц, усложнив путь решения задачи. Работник вряд ли сможет использовать данное ему время эффективно и сосредоточиться на своей основной задаче. Дайте ему неделю и он, будучи вынужденым сосредоточиться на работе, выполнит ее в срок.

2) Правило 80/20

Закон Парето, или правило 20/80, означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата. Возьмем, для примера домашнюю уборку. Нет смысла регулярно вычищать кладовку, потому что она не так часто используется. Однако, кухня и ванная больше других комнат нуждаются в регулярной уборке, так как там скапливается больше всего грязи. Значит 20% комнат требуют 80% вашего внимания, для того, чтобы уборка была более эффективной.

3) Следующие действия

Всем известны преимущества системы следующих действий. Ее смысл состоит в том, чтобы разбить работу на более мелкие задачи. Например, при уборке спальни, поставьте перед собой задачу - вытереть пыль, выполнив ее, приступайте к следующей - вымойте пол. Это делает работу легче. Благодаря этой системе создается впечатление, что работы меньше, вы можете манипулировать своей нагрузкой.

4) Распределение по приоритетам

Основная идея состоит в распределении задач по приоритетам в зависимости от того, что вы хотите сделать, что вы должны сделать и что вам необходимо сделать. Иногда, если вы медлите, то, что вы должны сделать, переходит в категорию того, что вам необходимо сделать. Например, оплачивание счетов. Хотя вы должны заплатить, вы можете отложить это на некоторое время. Однако, чем ближе крайний срок оплаты, тем необходимее вам заплатить, чтобы избежать штрафов и осложнений.

Как они взаимодействуют

Для начала используйте правило 80/20, чтобы избавить себя от лишней работы. оставшиеся задачи разделите на последующие действия. Распределите их по приоритетам, чтобы лучше манипулировать своими задачами и уравновесить свою рабочую нагрузку. Наконец, приступив к выполнению конкретной задачи, поставьте перед собой крайние сроки, это поможет вам сосредоточиться.

15 ЛУЧШИХ СОВЕТОВ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

1. Напишите список дел. Это разгрузит вашу память от лишней информации, которую вы пытаетесь удержать в голове. Освободите ваши мысли для более полезных вещей. Кроме того, написав полный список из 50 и более пунктов, вы быстро приведете дела в порядок.

2. Расставьте приоритеты. Всегда помните, что важно для вас. В любое время и в любом месте. Ваши приоритеты – ваш компас, ведущий вас к вашим целям. Потренируйтесь расставлять приоритеты на списке дел из первого пункта.

3. Планируйте на неделю. Вам понадобится 15-30 минут вначале новой или в конце предыдущей недели, чтобы выделить наиболее крупные и важные дела на неделю вперед. Детальное планирование на следующий день делайте каждый вечер.

4. Носите с собой ноутбук. С новым Apple iPad сделать это совсем просто. В любой момент вы сможете найти нужную информацию, подтвердить или опровергнуть ваши планы, скорректировать их, а также зафиксировать ваши новые идеи. Или воспользуйтесь хотя бы диктофоном.

5. Научитесь говорить «нет». Не делайте того, что вам не нужно. Мир так устроен, что масса людей ищут на кого бы взвалить некоторые из своих дел. Одни, более ловкие, находят таких исполнителей, а другие вынуждены ими быть. Не становитесь исполнителями чужих планов, идей и целей. Помните, что у вас есть свои – родные цели.

6.Думайте, прежде чем начать действовать. Сколько раз вы соглашались на что-либо, о чем потом жалели? Остановите себя, прежде чем сказать что-то или начать делать. Скажите себе «стоп» и дайте передышку. Затем принимайте решение.

7. Постоянно совершенствуйте себя. Подумайте, что бы вы хотели узнать нового, каким делом вам было бы интересно заняться в будущем. Начинайте изучать и приобретать новые полезные навыки, чтобы быть успешными в будущем. Возможно, вы давно хотели выучить английский или научиться быстро печатать?

Выделите время на эти занятия – совсем немного, но каждый день.

8. Подумайте, что вам дает ваша обычная деятельность. Возможно, вы что-то делаете по привычке, по инерции (например, ходите на нелюбимую работу). Избавьтесь от того, что мешает вам развиваться и двигаться дальше по вашему пути.

9. Возьмите на вооружение инструкцию по тайм-менеджменту. Налаживайте ваши взаимоотношения со временем, чтобы добиться хороших результатов в работе и в жизни.

10. Боритесь с поглотителями времени – хронофагами. Избавьтесь от них полностью или используйте во благо: от компьютерных игр можно отказаться, а время в пробке использовать для прослушивания аудиокниг.

11. Делегируйте. Невозможно сделать все дела на свете. Сядьте и подумайте: «какие дела я могу поручить сотрудникам, чтобы в это время сделать что-то более важное?». Вы повысите эффективность работы вашего предприятия и повысите мотивацию персонала. Доверяйте вашим работникам новые дела, чтобы они могли развиваться.

12. Возвращайтесь к вашим целям. Это крайне необходимо, чтобы знать, на каком этапе вы находитесь, что сделано и что получилось, а на что нужно обратить больше внимания. Одним словом, оценивайте ваши результаты и своевременно корректируйте пути достижения ваших целей. Если вы ставите SMART цели, сделать такой анализ будет очень просто.

13. Не будьте перфекционистом. Отличайте задачи, которые должны быть сделаны на отлично, от задач, которые должны быть просто сделаны.

14. Не отвлекайтесь на «наполнители». Составляя список дел, вы вносите в него все дела – важные и не очень. Чтобы менее важные дела – «наполнители» — не отвлекали вас от более важных, приоритетных дел, зафиксируйте время, когда вы ими займетесь. И не думайте больше об этом.

15. Избегайте ловушек эффективности. То, что вы прекрасно можете с чем-то справиться, не означает, что это обязательно нужно делать. В любой момент лучше знать, зачем я это делаю, чем думать: «я делаю это отлично!».